Финансовый
и управленческий учётФинансовый
и управленческий учёт
Ознакомиться с последней редакцией статьи, а также принять участие
в её обсуждении вы можете на сайте автора http://www.sekachev.ru/.
В нашей версии "1С" реализовано два независимых вида учёта. Первый, финансовый, предназначен для ведения бухгалтерского учёта и формирования отчётности в налоговые органы. Второй вид учёта, управленческий, предназначен только для персонала фирмы и отражает реальное состояние учитываемых объектов (движение и остатки товаров на складе, резервы товаров и т.д.). Финансовый учёт не оказывает никакого влияния на управленческий учёт, но обратное утверждение не справедливо. В финансовом учёте есть ситуации, когда приходится задним числом учитывать некоторые операции, изначально проведённые в управленческом учёте. Рассмотрим этот вопрос более подробно. Во-первых, если какой-либо товар закупается неофициально (операция закупки отражается только в управленческом учёте), а затем продаётся официально (эта операция отражается в обоих видах учёта), то может возникнуть ситуация, когда финансовый остаток товара после проведения последней операции будет отрицательным, что является совершенно недопустимым с точки зрения бухгалтерского учёта. Для исправления этой ситуации периодически возникает необходимость в финансовом учёте задним числом оприходовать недостающие товары. Наша версия программы упрощает эту работу, автоматически проводя анализ недостающих товаров не только по количеству, но и по сумме так, чтобы прибыль от реализации приходуемых товаров была минимальной (ориентировочный процент прибыли задаётся пользователем). Во-вторых, если товар продаётся неофициально (операция продажи отражается только в управленческом учёте), то возникает необходимость его списания и по финансовому (бухгалтерскому) учёту. В отличие от предыдущей ситуации это не обязательно делать задним числом. Помимо рассмотренного выше примера, при введении неофициальных денежных средств в официальный (бухгалтерский) оборот фирмы может возникнуть необходимость в проведении дополнительной реализации по финансовому учёту так, чтобы сумма реализованного товара соответствовала поступающим денежным средствам. И в этом случае "1С" помогает решить проблему, автоматически формируя список товаров, которые есть на остатке по финансовому учёту, также рассчитывая при этом цену реализации так, чтобы прибыль от данной операции была минимальной (процент прибыли задаётся пользователем).
Для правильной организации двойного учёта требуется чётко организованная работа менеджеров и сотрудников бухгалтерии. При практической работе по описанной схеме следует опасаться ситуации, когда финансовый учёт ведётся строго по всем правилам бухгалтерского учёта, а управленческий - нерегулярно, от случая к случаю. Ниже предлагается схема работы персонала, обеспечивающая чёткое ведение управленческого учёта на всех стадиях обработки информации.
Менеджеры обязаны ежедневно предоставлять информацию офис-менеджеру обо всех проведённых за день неофициальных актах купли-продажи товаров. Время подачи информации должно быть выбрано так, чтобы офис-менеджер успевал её обработать при присутствии в пределах офиса подающего лица. При этом для ускорения обработки данных целесообразно, чтобы они передавалась в строго определённое время по согласованию с офис-менеджером (например, в 17-00).
Подаваемая информация должна включать в себя следующее:
Кроме того, менеджер обязан дать разъяснения в случае, если при проведении продажи по предоставленным им данным БД покажет, что на управленческом учёте нет нужного количества какого-либо товара.
Офис-менеджер обязан ежедневно принимать информацию о неофициальных актах купли-продажи товаров от менеджеров по установленной форме и незамедлительно проводить соответствующие приходные и расходные документы в БД. О выявленных фактах несвоевременной подачи информации офис-менеджер обязан ставить в известность главного бухгалтера до того, как начать оформление документов в БД.
Поступление товаров оформляется по следующей схеме:
Реализация (расход) товаров оформляется по следующей схеме:
Главный бухгалтер обязан контролировать правильность ведения управленческого учёта участвующими в нём сотрудниками фирмы. В обязанности главного бухгалтера входит разъяснение персоналу целей и технологии ведения двойного учёта, а также их консультации по возникающим вопросам. Кроме этого, особое внимание должно уделяться фактам несвоевременной подачи информации менеджерами и несвоевременного её отражения в БД. Следует помнить, что неконтролируемое введение управленческих документов задним числом может вызвать известные проблемы в будущем. Поэтому каждый такой случай должен анализироваться отдельно с офис-менеджером, в обязанности которого входит предварительное информирование главного бухгалтера перед началом внесения соответствующих изменений в БД.
Так как периодически возникает необходимость в создании специальных приходных и расходных финансовых документов, нужно выбрать период (неделя, две недели или месяц), по прошествии которого будут производиться анализ и создание документов этого рода. В процессе работы периодичность может меняться, но при этом все периоды должны обрабатываться последовательно и непрерывно.
Для создания документов рекомендуется открыть БД в монопольном режиме доступа, который позволит ускорить работу с данными. Методика работы при этом рассматривается ниже.
А. Выбор периода.
Нужно определить период, за который будет производиться обработка данных. Правила по выбору периода были описаны выше.
Б. Контроль предыдущего периода.
Нужно убедится, что все документы за предыдущие периоды, связанные с движением, товаров корректно проведены (т.е. по обоим видам учёта не возникает отрицательных остатков, средняя себестоимость списания рассчитана правильно). В случае наличия каких-либо сомнений настоятельно рекомендуется перепроведение соответствующих документов. Помимо этого, за все предыдущие периоды должны быть созданы все необходимые специальные финансовые приходные и расходные документы. Следующая информация требуется только для перепроведения. Если перепроведение не требуется, то текст до конца данного параграфа можно пропустить. Перепроведение осуществляется стандартной процедурой "Обработка документов", вызов которой осуществляется из меню "Сервис". Перед перепроведением нужно установить значения двух констант "Разр. отриц. остатки (фин.)" - "Нет" и "Разр. отриц. остатки (упр.)" - "Нет". Если требуемое значение уже установлено, повторно выбирать его нет необходимости. В процедуре "Обработка документов" интервал дат выбирается так (допустим, что мы обрабатываем январь 2000 г.): "дата начала" - дата, до которой нет уверенности в правильности проведения документов (например, это может быть 01.10.1999), "дата конца" - дата, непосредственно предшествующая дате обрабатываемого периода (в нашем примере - 31.12.1999). Виды обрабатываемых документов - только те документы, которые влияют на движение товаров по финансовому и управленческому учёту: "Поступление товаров" и "Отгрузка товаров". Обработка-действие: "Провести". После установки всех вышеуказанных параметров выполняется перепроведение. Для его начала нужно нажать на кнопку "Выполнить". Все возникающие ошибки нужно проанализировать, устранить и принять меры для недопущения их в будущем. На этом этапе работы может потребоваться помощь менеджеров отдела продаж.
В. Контроль обрабатываемого периода.
Перед началом обработки нужно убедиться, что все документы за обрабатываемый период, связанные с движением товаров по обоим видам учёта, внесены в БД. Затем нужно проверить правильность ведения управленческого учёта. Для этого все документы, связанные с движением товаров (напомним, что это "Поступление товаров" и "Отгрузка товаров") за обрабатываемый период должны быть обязательно перепроведены с включенным контролем отрицательных остатков по управленческом учёту. Выполняется это следующим образом. Вызывается процедура "Обработка документов" из меню "Сервис". Перед перепроведением нужно установить значения двух констант "Разр. отриц. остатки (фин.) " - "Да" и "Разр. отриц. остатки (упр.)" - "Нет". В вызванной процедуре интервал дат нужно установить в соответствии с обрабатываемым периодом. Допустим, что мы обрабатываем январь 2000 г., тогда "дата начала" будет 01.01.2000, а "дата конца" - 31.01.2000. Виды обрабатываемых документов - только те документы, которые влияют на движение товаров по финансовому и управленческому учёту (см. выше). Обработка-действие: "Провести". После установки всех вышеуказанных параметров выполняется перепроведение. Для его начала нужно нажать на кнопку "Выполнить". Все возникающие ошибки, нужно проанализировать, устранить и принять меры для недопущения их в будущем. На этом этапе работы может потребоваться помощь менеджеров отдела продаж.
Г. Создание приходной накладной.
За обрабатываемый период предполагается создание одной управленческой приходной накладной, находящейся по времени в начале анализируемого периода. БД может значительно облегчить работу, автоматически заполнив товарную спецификацию. При этом туда будет включён минимум товаров, необходимых для правильного (здесь - без отрицательных остатков) проведения документов по финансовому (бухгалтерскому) учёту за период. Цены спецификации будут рассчитаны, исходя из средних цен расхода за период по заданному проценту прибыли. Следует предостеречь, что реальная прибыль может отличаться от заданного процента при расчёте потому, что на её формирование будут отказывать определённое влияние начальные остатки, а также приходные документы за период. Несмотря на это, расчёт по принципу "от продажной цены", в отличие от других возможных методов, даёт правдоподобные цены и, наряду с этим, позволяет в известной степени управлять прибылью.
Работа над созданием документа строится по следующему плану:
Д. Проведение документов за обрабатываемый период.
Документы за обрабатываемый период должны быть проведены. Как минимум, это касается двух видов документов "Поступление товаров" и "Отгрузка товаров", которых будет достаточно для получения финансового результата. Если есть уверенность, что сформированная приходная накладная даст удовлетворительный финансовый результат, настоятельно рекомендуется перепроводить все документы. Операция перепроведения аналогична описанной выше в п. "В", за исключением того, что дополнительно осуществляется контроль по недопущению отрицательных остатков товаров и по финансовому учёту, для чего устанавливается значение соответствующей константы (см. ниже). Перепроведение осуществляется стандартной процедурой "Обработка документов", вызов которой осуществляется из меню "Сервис". Перед перепроведением нужно установить значения двух констант "Разр. отриц. остатки (фин.) " - "Нет" и "Разр. отриц. остатки (упр.)" - "Нет". В процедуре "Обработка документов" интервал дат соответствует обрабатываемому периоду. Допустим, что мы обрабатываем январь 2000 г., тогда "дата начала" будет 01.01.2000, а "дата конца" - 31.01.2000. Виды обрабатываемых документов - только те документы, которые влияют на движение товаров по финансовому и управленческому учёту - "Поступление товаров" и "Отгрузка товаров" - или все документы (см. выше). Обработка-действие: "Провести". После установки всех вышеуказанных параметров выполняется перепроведение. Для его начала нужно нажать на кнопку "Выполнить". Все возникающие ошибки, нужно проанализировать, устранить и принять меры для недопущения их в будущем. Можно предположить, что ошибки могут возникнуть только в том случае, если при проведении корректировок товарной спецификации созданной приходной накладной были допущены ошибки.
Е. Создание расходной накладной.
За обрабатываемый период предполагается создание одной расходной накладной, находящейся по времени в конце анализируемого периода. БД может автоматически заполнить товарную спецификацию. При этом туда будут включёны все товары, существующие на финансовом (бухгалтерском) учёте на заданную дату. Цены будут рассчитаны исходя из средней себестоимости товаров по заданному проценту прибыли. В этом случае реальная прибыль будет строго соответствовать заданному проценту.
Работа над созданием документа строится по следующему плану:
Ж. Контроль финансового результата.
Финансовый результат может быть проверен при помощи стандартных бухгалтерских отчётов, а также двух дополнительных отчётов - "Прибыль от реализации" и "Убытки от реализации".
В случае, если полученный финансовый результат признан удовлетворительным, рекомендуется выполнить полное перепроведение документов за обрабатываемый период, как описано в п. "Д" (см. выше).
В случае, если полученный финансовый результат не удовлетворяет запросам, можно внести корректировки в сформированные приходную и расходную накладные. При этом удалять и повторно создавать эти документы не требуется. Открыв любой из этих документов, можно воспользоваться кнопкой автоматического подбора спецификации, изменив процент расчётной прибыли. Можно внести корректировки вручную. Важно помнить, что после внесения изменений в приходную накладную для корректного отражения сделанных изменений на финансовом результате документы за обрабатываемый период должны быть перепроведены, как описано в п. "Д" (см. выше).
З. Создание и печать сопутствующих документов.
В завершение, для юридического оформления документов должны быть распечатаны созданные документы, а также сопутствующие им (счета, счета-фактуры и накладные). Ниже приводится примерный порядок их создания и печати:
Здесь описаны приёмы работы, которые не включены в печатную документацию к программе и, в основном, касаются доработок, которые наша фирма произвела самостоятельно.
В нумерации расходных накладных наша фирма установила правило, согласно которому все официальные документы должны заноситься в БД с номерами из 5-и знаков, а неофициальные - с номерами из 6-и знаков. При открытии документа БД предлагает номер, состоящий из 5-и знаков, но его можно быстро изменить на очередной номер из 6-и знаков, нажав на кнопку автоматического подбора номера "...", находящуюся правее поля "Номер" и выбрав там количество разрядов "6". Кнопка "..." позволяет быстро находить последний номер среди номеров заданного количества разрядов.
В БД документы обычно сортируются в хронологическом порядке, который определяет дата и время документа. В подавляющем большинстве случаев мы работаем только с датой документа, и нам совершенно не требуется дополнительно задумываться над временем его сохранения. Однако для многих операций в БД важна не только дата, но и время документа. Для большей части этих документов время, по большому счёту, не критично (например, что проведено раньше: отгрузка товаров или приходный кассовый ордер на её основании), но иногда время может играть серьёзную роль и приводить к ошибкам при проведении (например, может возникнуть ситуация, когда расход товаров проводится "чуть-чуть" раньше прихода). Для устранения ошибок, например, таких, как было описано в последнем случае, мы должны уметь управлять временем документов. Для изменения времени документа нужно, чтобы он был сохранён. Затем нужно найти его, открыв журнал документов "Общий". В принципе, изменить время можно, найдя документ в любом журнале, куда он включён, но это рекомендуется тогда, когда будет приобретён определённый опыт потому, что в прочих журналах колонка со временем документа даже не отображается (как было объяснено ранее, она нужна далеко не всегда). Изменять время можно только у не проведённых документов (проведённые документы нужно предварительно сделать не проведёнными). Затем нужно щёлкнуть на документе левой кнопкой мышки, вызвав контекстное меню, в котором выбрать пункт "Изменить время документа...". Появится диалог, где будет предложено следующее:
